Noter les achats en espèces et par carte sans doublon

Pour réunir les dépenses en espèces et par carte, notez chaque achat une seule fois, pour son montant total payé au vendeur. Dans ce suivi fondé sur les achats, le retrait remplit le portefeuille et le règlement ultérieur de la carte déplace de l'argent. Ces mouvements ne créent pas un deuxième achat. Gardez-les hors du total des achats et vérifiez séparément les frais éventuels.

Définir ce que le total représente

Écrivez la règle sur votre feuille de travail externe. Vous mesurez les achats, pas toutes les sorties du compte bancaire. Notez la date, la description, le montant et la monnaie. Le moyen de paiement peut figurer dans vos notes pour retrouver le justificatif. Il n'est pas nécessaire de créer une catégorie de dépenses différente pour chaque façon de payer.

Un relevé bancaire décrit les mouvements du compte. Il peut contenir un retrait encore présent dans votre portefeuille, un virement entre vos propres comptes ou le règlement d'achats saisis auparavant. Son total ne correspond donc pas forcément au carnet d'achats. Identifiez les écarts avant toute nouvelle saisie. N'inventez pas une dépense pour obtenir artificiellement le même chiffre.

Le suivi des dépenses du CFPB conseille de garder les tickets ou d'écrire le montant et l'objet de l'achat en l'absence de reçu. Reprenez cette habitude de preuve. Sa feuille américaine inclut aussi les remboursements de dettes. La méthode limitée aux achats que nous utilisons ici est une convention distincte. Ne recopiez pas toutes ses rubriques dans ce total.

Séparer le retrait des achats en espèces

Supposons que vous retiriez 100 euros de votre propre compte. Votre portefeuille contient 100 euros de plus et votre compte 100 euros de moins. Vous n'avez pas encore acheté pour 100 euros. Notez le retrait sur une feuille séparée si vous voulez vérifier votre caisse. Ajoutez les achats au carnet lorsque vous les effectuez.

Si le distributeur ou le prestataire facture des frais confirmés à part, notez ces frais une seule fois. Ils ne transforment pas tout le retrait en dépense. Si vous ignorez combien d'espèces vous avez utilisées, cherchez l'écart au lieu d'attribuer le retrait entier aux courses. Le guide des achats sans ticket aide à conserver une incertitude sans inventer un montant exact.

Vérifier un exemple avec espèces et carte

Les montants suivants sont fictifs et exprimés en euros. Ce ne sont ni des prix moyens ni des plafonds conseillés. Votre portefeuille est vide. Vous retirez 100 euros, puis payez 27 euros de courses et 8 euros de transport en espèces. Vous achetez aussi des chaussures à 45 euros par carte. Les achats totalisent 27 + 8 + 45 = 80 euros. Le portefeuille doit encore contenir 100 - 27 - 8 = 65 euros.

Plus tard, le compte règle les 45 euros d'achats par carte déjà inscrits. Le total des achats reste de 80 euros. Ajouter le retrait et ce règlement donnerait 80 + 100 + 45 = 225 euros. Ce résultat additionne des achats et des mouvements d'argent. Les 65 euros restant dans le portefeuille servent à un autre contrôle, sans devenir une dépense supplémentaire.

Des frais de 2 euros, confirmés séparément, porteraient le total des achats et frais à 82 euros. Indiquez alors que ce total comprend aussi des frais. L'exemple explique le suivi des écritures. Il ne recommande ni carte, ni échéancier de remboursement, ni solution de crédit. Pour une question propre au compte, vérifiez les informations auprès de son prestataire.

Traiter un paiement mixte comme un seul achat

Un achat de 50 euros payé avec 20 euros en espèces et 30 euros par carte coûte toujours 50 euros. Inscrivez un achat de 50 euros et expliquez les deux parts sur votre feuille externe. Le portefeuille diminue de 20 euros et le justificatif bancaire montre 30 euros. Ces deux éléments décrivent le même achat.

Si votre tableur utilise deux lignes pour les composantes, identifiez-les et vérifiez que leur somme donne le prix total. N'ajoutez pas une troisième ligne du prix entier au même calcul. Pour un retour ou une correction ultérieure, gardez le justificatif d'origine et indiquez séparément le remboursement confirmé sur la feuille. Ne supposez pas que Manor accepte une dépense négative ou rapproche automatiquement les remboursements.

Comparer les dates et les informations enregistrées

L'INC recommande de consulter régulièrement les relevés. Pour rapprocher vos achats, comparez aussi la date d'achat à celle du relevé avant de conclure à un oubli. Une notification bancaire et un ticket peuvent décrire une seule opération. Deux achats différents peuvent aussi avoir le même montant.

Dans Manor, dictez ou saisissez les achats dans la monnaie du budget et vérifiez les détails conservés. Gardez les contrôles de retraits et de règlements sur une feuille externe. Manor ne synchronise pas les achats bancaires et ne rapproche pas automatiquement votre compte du carnet. Le guide des dépenses en double aide à vérifier une suspicion avant de supprimer une ligne.

Contrôler le total avant de terminer

• Confirmez que vous additionnez des achats dans une seule monnaie. Gardez les autres monnaies dans des relevés distincts.
• Associez chaque ticket ou note à une seule opération. Vérifiez la date, la description et le montant ensemble avant de modifier le carnet.
• Séparez les retraits, les virements et les règlements ultérieurs des achats déjà saisis. Notez une seule fois les frais vérifiés à part.
• Pour un paiement mixte, vérifiez que les composantes donnent le prix de l'achat et qu'aucune ligne supplémentaire ne répète ce prix.
• Comptez séparément les espèces restantes. Lors du point hebdomadaire, ajoutez les achats oubliés après vérification, sans recopier toutes les lignes du relevé.